Afdelingsbestyrelsens forretningsorden
Herunder kan du læse afdelingsbestyrelsens forretningsorden i den fulde længde.
Du kan også downloade den som pdf-fil. Du finder filen til højre på skærmen.
Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen
fsb, afd. 1-43, Tingbjerg I og afd. 1-50, Tingbjerg II
Kapitel 1 - Konstituerende bestyrelsesmøde
§1. På afdelingsmødet, hvor bestyrelsen vælges, skal der fastsættes dato og sted for afdelingsbestyrelsens konstituerende møde. Mødet afholdes senest 2 uger after afdelingsmødet.
§2. Dagsorden for dette første møde (konstituerende møde) kan indeholde punkter til behandling, men skal som minimum indeholde følgende punkter:
Konstituering
Valg af medlemmer til repræsentantskabet
Nedsættelse af udvalg og evt. fordeling af arbejdsopgaver
Planlægning af mødedatoer
Forslag, ændringer, tilretning og godkendelse af forretningsorden
Afdelingsbestyrelsens opgaver
Eventuelt
Kapitel 2 - Bestyrelsens medlemmer
§3. Afdelingsbestyrelsen består af 11 medlemmer, og alle roller konstitueres hvert år på det konstituerende møde:
1 formand
1 næstformand
1 kasserer
10 ordinære medlemmer
Herudover kan suppleanterne deltage jf. punkt 56 og 57
§4. Afdelingsbestyrelsen er bestyrelse for begge fsb-afdelinger i Tingbjerg og en afdeling skal repræsenteres i afdelingsbestyrelsen med min. 3 medlemmer.
§5. Medlemmerne er valgt af afdelingsmødet for to år af gangen, forskudt ét år. Arbejdet er ulønnet.
§6. Suppleanter er valgt af afdelingsmødet for et år af gangen; dette gælder også ved indtræden som ordinært bestyrelsesmedlem.
Kapitel 3 - Bestyrelsens opgaver
§7. Afdelingsbestyrelsen fungerer som tillidsrepræsentanter for beboerne i afdelingerne og samarbejder med beboerne, fsb, administrationen og driften om forhold i afdelingerne.
§8. Afdelingsbestyrelsen skal fremme og værne om beboerdemokratiet, og skal i sit arbejde efterstræbe gennemsigtighed og størst mulig beboerinddragelse.
§9. Afdelingsbestyrelsen er med til at sikre beboernes trivsel i afdelingen ved bl.a. at stille forslag til aktiviteter og arbejder.
§10. Afdelingsbestyrelsen holder øje med, at der er god orden i afdelingerne, og at renholdelse og vedligehold sker iht. aftaler.
§11. Afdelingsbestyrelsens medlemmer læser udleveret/tilsendt materiale og forbereder sig til alle møder, så de kan deltage i bestyrelsesarbejdet på fornuftig vis.
§12. En gang om året laver afdelingsbestyrelsen regnskab for rådigheds- og aktivitetsbeløb og udlejning af forsamlingshuset. Derudover udarbejder afdelingsbestyrelsen budgetter for rådigheds- og aktivitetsbeløb.
§13. Afdelingsbestyrelsen godkender årsregnskabet (hvis det kan godkendes) én gang om året inden udgangen af maj måned.
§14. Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudgettet, budget for rådighedsbeløb, og budget for aktiviteter.
§15. Uenigheder mellem afdelingsbestyrelsen/afdelingsmødet og fsbs ledelse om driftsbudget eller årsregnskab indbringes af fsb til afgørelse i Københavns Kommunes tilsyn.
§16. Afdelingsbestyrelsen bistår formanden i opgaven med at udarbejde en skriftlig årsberetning til omdeling inden afdelingsmødet og fremlæggelse på afdelingsmødet.
§17. Beboerne kan henvende sig skriftligt til afdelingsbestyrelsen om sager vedrørende afdelingen. Afdelingsbestyrelsen skal på næstkommende ordinære afdelingsbestyrelsesmøde starte behandlingen af sagen, hvis det ligger indenfor rammerne af indkaldelse, ellers startes behandlingen på det efterfølgende møde.
§18. Senest 6 uger efter den skriftlige henvendelse skal afdelingsbestyrelsen vende tilbage med en afgørelse eller en beskrivelse af sagens videre behandling. Det gøres klart og tydeligt for beboerne, at ønsker/klager, der ønskes behandlet på næstkommende afdelingsbestyrelsesmøde, skal være afdelingsbestyrelsens sekretær i hænde senest 8 dage før mødet.
§19. Når der indkommer invitationer til deltagelse/høring fra Organisationsbestyrelsen, skal afd.bestyrelsen bekræfte deltagelse, og derved sikre at fsb Tingbjerg bliver del af forhandlinger i Organisationsbestyrelsen. Delegation fra afd.bestyrelsen udpeges hurtigst muligt.
§20. Bestyrelsen har pligt til at sørge for, at der indsendes svar rettidigt, når Organisationsbestyrelsen sender emner til høring i afdelingsbestyrelsen.
Kapitel 4 - Formand, næstformand og kasserer
§21. Formanden vælges for 1 år ad gangen og konstitueres af afdelingsbestyrelsen hvert år på det konsti- tuerende afdelingsbestyrelsmøde.
§22. Formanden er afdelingsbestyrelsens ”tovholder”. Det er formanden, der har det overordnede ansvar for og koordinerer afdelingsbestyrelsens arbejde (se også §20-25).
§23. Formanden er indkalder til møder i afdelingsbestyrelsen med mindst 1 uges varsel (7 dage). Dette gælder også ekstraordinære afdelingsbestyrelsesmøder. Opstår der sager, der nødvendiggør hurtig respons, kan formanden indkalde med 3 dages varsel.
§24. Formanden udarbejder bestyrelsens skriftlige beretning i samarbejde med bestyrelsen til fremlæggelse på afdelingsmødet.
§25. Formanden er af Organisationsbestyrelsen udpeget medlem af Bydelsforeningens bestyrelse.
§26. Formandens opgave i Bydelsforeningens bestyrelse er at varetage beboernes interesser og at sørge for, at relevante beslutninger, der er blevet truffet i afdelingsbestyrelsen, bliver behandlet på Bydels- foreningsmøderne - og at beslutninger truffet i Bydelsforeningen forelægges afdelingsbestyrelsen.
§27. Formanden kan kun træffe aftaler eller invitere gæster med mandat fra bestyrelsen.
§28. Formand og næstformand er delegerede ved Bydelsforeningens generalforsamlinger.
§29. Ved formandens længerevarende fravær eller sygdom varetager næstformanden formandens opgaver.
§30. Formandskabet er kontakt til driften i hverdagen.
§31. Kassereren er den primært ansvarlige for håndteringen af afdelingsbestyrelsens økonomiske anliggender, afdelingsbestyrelsens midler og bankkonti, samt præsentationerne af budget og regnskab for afdelingsmødet.
§32. Afgår formanden, næstformanden eller kassereren i utide, konstituerer bestyrelsen sig således på næstkommende bestyrelsesmøde:
afgår bestyrelsesformanden, konstitueres næstformanden som formand
afgår næstfomanden, konstutueres ny næstformand ved valg
afgår kassereren, konstitueres kasserer ved valg
Kapitel 5 - Forretningsudvalgets sammensætning, pligter og beføjelser
§33. Forretningsudvalget består af formanden, næstformanden og kasseren.
§34. Forretningsudvalget, dog primært formandskabet, tegner afdelingen og afdelingsbestyrelse udadtil.
§35. Forretningsudvalget kan overdrage specifikke, afgrænsede kompetencer til bestyrelsesmedlem(mer) ved fravær.
§36. Forretningsudvalget afholder møder med ledelsen, budgetmøder og andre møder vedr. økonomi - og har beføjelser til at træffe beslutninger vedr. mindre økonomiske dispositioner.
§37. Afd.bestyrelsen kan beslutte, at budgetmøder ikke kun varetages af forretningsudvalget, men af alle interesserede fra afd.bestyrelsen.
§38. Forretningsudvalget eller formanden kan med mindst 3 dages varsel flytte indkaldte møder og/eller ændre dagsordenen, når der opstår behov for hastebehandling af emner.
§39. Forretningsudvalget varetager ad hoc opgaver i tidsrummet mellem bestyrelsesmøder og har pligt til at informere afdelingsbestyrelsen om alle beslutninger og aftaler.
Kapitel 6 - Afdelingsbestyrelsens møder
§40. Indkaldelsen til afdelingsbestyrelsesmøder skal indeholde dagsorden og forslag med begrundelse samt relevant materiale til forslag, så bestyrelsens medlemmer kan forberede sig.
§41. Dagsorden og forslag (med mindre disse hører under et lukket punkt) gøres tilgængelig for beboerne i afdelingerne samtidig med, at afdelingsbestyrelsen bliver indkaldt til møde.
§42. Afbud til bestyrelsesmøderne skal meldes hurtigst muligt til bestyrelsens sekretær. Ved sekretærens fravær meldes afbud til afdelingsbestyrelsens formand.
§43. Dagsorden til ordinære møder skal som minimum indeholde følgende punkter:
Valg af mødeleder/dirigent
Godkendelse af dagsorden
Nyt fra ejendomskontoret
Pause
Meddelelser
Udvalg
Forslag
Kassereren aflægger regnskab
Opfølgning på tidligere aftaler/møder
Næste møde
Eventuelt
§44. Forslag med begrundelse og ønskede punkter til dagsordenen fra bestyrelsesmedlemmer eller drift samt relevant materiale skal være afdelingsbestyrelsens sekretær i hænde senest 8 dage før mødet.
§45. Bestyrelsesmedlemmerne kan få punkter på dagsorden uden godkendelse.
§46. Hvis mindst 3 medlemmer af afdelingsbestyrelsens medlemmer skriftligt meddeler bestyrelsesmødet, at de ønsker, der indkaldes til ekstraordinært afdelingsbestyrelsesmøde, skal formanden indkalde til det inden 7 dage efter han/hun har blevet anmodet herom. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 7 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
§47. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 7 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
§48. Afdelingsbestyrelsens møder ledes af en dirigent og en referent, der begge vælges ved mødets start. Dirigenten har til opgave at sikre:
mødets ro og orden, og tidsplanen for mødet overholdes;
mindst et kvarters pause per fem kvarters møde hvis mødet varer mere end 90 minutter
at konklusioner opridses.
§49. Referenten skal støtte dirigenten i dennes opgaver samt udfærdige et referat.
§50. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal ved simpel håndsoprækning. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§51. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen anmoder om skriftlig afstemning, skal dette finde sted.
§52. Afdelingsbestyrelsen kan kun træffe beslutning om/stemme om emner, der er på dagsordenen, og beskrivelse samt relevant materiale er udsendt.
§53. Hvis driften har emner i deres beretning, der kræver at bestyrelsen træffer en beslutning/skal stemme, skal driften sørge for, at en beskrivelse og tilhørende relevant materiale (specifikationer, økonomi m.m.) er afdelingsbestyrelsens sekretær i hænde senest 8 dage før næstkommende møde, så det kan blive sendt ud sammen med dagsorden og forslag.
§54. Deltagelse af gæster på afdelingsbestyrelsesmøder kan kun ske med godkendelse fra afdelingsbesty- relsens medlemmer. Godkendelse sker ved afstemning. Gæster ”udefra” inkl. fsb og organisationsbe- styrelsen, Bydelsforeningen, den Boligsociale Helhedsplan (områdesekretariatet) og beboere.
§55. Beboere kan ikke deltage på afdelingsbestyrelsesmøderne, dog kan afdelingsbestyrelsen invitere en beboer til at deltage ifm. behandling af enkelte punkter på dagsorden. Deltager en beboer, har denne taleret, men ikke stemmeret.
§56. Suppleanter kan deltage på afdelingsbestyrelsesmøderne.
§57. Suppleanter, der deltager på afdelingsbestyrelsesmøder har taleret, men ikke stemmeret.
§58. Hvis en eller flere medarbejdere fra administrationen/driften deltager i et afdelingsbestyrelsesmøde, behandles de punkter, hvor medarbejderen deltager, først på mødet.
§59. Hvis et medlem af bestyrelsen vælger at træde ud af bestyrelsen, træder suppleanten ind.
§60. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen flytter fra afdelingen, træder vedkommende automatisk ud af afdelingsbestyrelsen og suppleanten træder ind.
§61. I hastesager kan formanden i samråd næstformanden fastlægge en alternativ beslutningsprocedure, der meddeles afdelingsbestyrelsen og hvorefter beslutningen tages til efterretning på førstkommende afdelingsbestyrelsesmøde.
§62. Ved andre møder end bestyrelsesmøder, har deltagerne på møderne – uanset antal deltagere – mandat til at træffe beslutninger. Det samme gælder udvalgsmøder.
Kapitel 7 - Referater
§63. Afdelingsbestyrelsen skriver referat fra bestyrelsens møder. Referatet beskriver kort drøftelserne under hvert enkelt punkt og tydeliggør de beslutninger, der er blevet truffet.
§64. Hvis et medlem af bestyrelsen er uenig i en beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening og begrundelse ført ind i referatet.
§65. Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde og relevant materiale sendes/udleveres til bestyrelsens med- lemmer til rettelse, tilpasning og godkendelse senest 2 dage efter afdelingsbestyrelsesmødet. Har bestyrelsesmedlemmerne ikke inden 3 dage herefter indsendt rettelser/kommentarer til sekretæren, betragtes referatet for godkendt.
§66. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøderne og relevant materiale gøres tilgængeligt for afdelingens beboere på hjemmesiden senest 4 uger efter mødet.
§67. Alle udvalg skriver referat fra udvalgsmøderne.
§68. Referater fra udvalg sendes til medlemmerne i udvalgene til rettelse og godkendelse senest 7 dage efter mødet.
§69. Godkendte referater fra udvalgene og relevant materiale sendes til afdelingsbestyrelsens medlemmer og gøres samtidig tilgængelige for beboerne på Tingbjerg Forums hjemmeside senest 10 dage efter mødet.
§70. Referater fra forretningsudvalget offentliggøres ikke.
Kapitel 8 - Udvalg og webredaktør
§71. Bestyrelsen kan nedsætte en ”tovholder” eller udvalg til at varetage et afgrænset område af afdelings- bestyrelsens opgaver. Forretningsudvalget har besluttet, at et udvalg, ud over ”tovholder”, kan have 4 medlemmer. Der kan dog optages flere medlemmer i et udvalg, hvis bestyrelsen finder det hensigts- mæssigt og godtager dette på et bestyrelsesmøde.
§72. Forretningsudvalgets faste medlemmer er formand og næstformand for afd.bestyrelsen samt kassereren.
§73. Økonomiudvalgets faste medlemmer er formand og næstformand for afd.bestyrelsen samt kassereren. Hvis bestyrelsen ønsker det, kan der vælges yderligere 1-2 medlemmer til økonomiudvalget.
§74. Afdelingsmødet kan nedsætte beboerudvalg og vælge medlemmer. Nedsatte udvalg og opgaver (udsnit):
1. Forretningsudvalg
• Ad hoc-opgaver
• Møder med ledelsen
• Budgetmøder
• Andre møder vedrørende økonomi
• Træffer beslutninger, der haster
2. Drifts- og miljøudvalg
• Bygningsmøder
• Skaktning/affald
• Gårdrum
• Grønne områder
3. Udvalg for forsamlingshus
• Varetager driften af forsamlingshus
• Indkøb af service
• Indkøb af rengøringsartikler m.m.
• Optælling af lager
4. Kommunikationsudvalg
• Skal fremme kommunikation med beboerne og skabe transparens
• Inddragelse af beboerne
• Forslag til afd.møder
• Udarbejdelse af materiale til offentliggørelse
5. Helhedsplanudvalg (HHP-Udvalg)
• Deltagelse i følgegruppe
• Kontakt til byggesagen
6. Parkeringsudvalg
• Parkeringsregler og -forhold
• Fællesmøder med SAB om parkering
7. Sektionsudvalg
Alle bestyrelsesmedlemmer sidder i udvalget
§76. Fællesudvalg
Bladudvalg
It-udvalg
§77. Webredaktører:
• Afdelingsbestyrelsens sekretær
• Den til en hver tid siddende tovholder i Kommunikationsudvalget
Kapitel 9 - Planlægning og afholdelse af afdelingsmøder
§78. Afdelingsbestyrelsen planlægger og indkalder til afdelingsmødet:
• Fordeling af opgaver (bl.a. hvem, der fremlægger de forskellige punkter)
• Er der behov for assistance, f.eks. fra administrationen?
§79. Fremlæggelse af regnskab
(Udgår, da afdelingsmødet har besluttet, at regnskabet godkendes af afdelingsbestyrelsen)
§80. Det kommende års driftsbudget og budgetter for rådigheds- og aktivitetsmidler fremlægges på afdelingsmødet til godkendelse.
§81. Afdelingsbestyrelsen kan bede administrationen fremlægge driftsbudgettet, hvis der er enighed om dette blandt bestyrelsens medlemmer.
§82. Før afdelingsmødet tilretter og godkender afdelingsbestyrelsen bestyrelsens beretning udarbejdet af formanden.
§83. Dagsorden for afdelingsmødet skal omdeles til samtlige husstande senest 4 uger før mødet.
§84. Forslag, bestyrelsens beretning, budgettet og regnskab samt relevant materiale omdeles senest 1 uge før mødet.
§85. Det udvidede budget gøres tilgængeligt for beboerne på Tingbjerg Forums hjemmeside senest 14 dage før mødet.
§86. Driften hjælper med at omdele materiale til mødet.
§87. Valg af suppleanter
- Der skal vælges mindst 4 suppleanter på afdelingsmødet, når der er valg til bestyrelsen
- Godkendes det af afdelingsmødet kan rækkefølgen af suppleanterne ske på følgende vis jf. almindelige foreningsretlige regler:
1. Suppleanterne kan selv fastlægge rækkefølgen ellers er den med flest stemmer valgt
2. Mulighed for at trække lod.
Lodtrækningen kan enten ske på afdelingsmødet umiddelbart efter valghandlingen eller efterfølgende på det konstituerende afd.bestyrelsesmøde. Hvornår lodtrækningen skal finde sted, skal godkendes af afdelingsmødet.
Kapitel 10 - Afdelingsbestyrelsens ansvar
§88. Afdelingsbestyrelsen kan ikke træffe beslutninger, der binder afdelingen juridisk og økonomisk, d.v.s. at afdelingsbestyrelsen har hverken et juridisk eller økonomisk ansvar.
§89. Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt om beboernes personlige og private forhold.
Kapitel 11 - Vedtagelse af forretningsorden
§90. Forretningsordenen er vedtaget, når et flertal af afdelingsbestyrelsen har godkendt og underskrevet.
Godkendt og underskrevet forretningsorden forefindes på afdelingsbestyrelsens kontor
